ترتیب دعوت به جلسه و تشکیل جلسه داوری توسط خود داوران تعیین می شود مگر اینکه ارجاع امر به داوری از طریق دادگاه باشد که در این صورت دعوت از داوران به موجب اخطاریه دفتر دادگاه انجام می گیرد. ( داوران درخصوص چگونگی دعوت و تشکیل جلسات باید با یکدیگر توافق نمایند).
البته این روند تنها در صورت تعدد داوران قابل تصور است بنابراین در صورتی که داور، واحد نباشد و متعدد باشند ، باید بین ایشان جلسه یا جلساتی تشکیل شود.
هدف، رسیدگی به موضوع اختلافی و اعلام نظر و مشاوره بین داوران و در نهایت تصمیم گیری و صدور رای در خصوص موضوع داوری و حل و فصل اختلاف می باشد.
بنابراین جلسه یا جلساتی که داوران تشکیل می دهند ممکن است برای رسیدگی یا مشاوره و یا صدور رای باشد.
همه داوران به اتفاق ،باید از زمان و مکان جلسه مطلع شوند و در صورت عدم اطلاع و عدم دعوت به جلسه و اتخاذ تصمیم بدون حضور یکی از داوران، رای، فاقد اعتبار محسوب می شود.
همچنین اگر یکی از داوران به اختیار خود از شرکت در جلسه و یا دادن رای یا امضای آن امتناع کند ، رایی که با نظر اکثریت داوران صادر می شود اعتبار خواهد داشت. مگر این که به موجب قرارداد ترتیب دیگری برای آن مقرر شده باشد. در این صورت عدم حضور یا عدم امضای رای توسط داور مزبور باید در رای قید شود. (ماده ۴۸۴ قانون آیین دادرسی مدنی)
ترتیب دعوت به جلسه و تشکیل جلسه داوری باید مطابق اصول و قواعد داوری و با توافق همه داوران صورت گیرد زیرا رعایت آن ارتباط مستقیمی با اعتبار رای داوری دارد.
داوران بعد از اعلام قبولی موظف به رسیدگی به موضوع اختلافی و دعوت از طرفین و وکلای آنان و استماع ادعاها و دفاعیات آنها می باشند ، همچنین در جهت مذاکره با طرفین و بررسی اوضاع و احوال موجود و مطالعه و تحقیق از اسناد و مدارک موجود و ارائه شده از جانب طرفین، به تشکیل جلسه داوری اقدام می نمایند.
داوران با توجه به موارد فوق و اهمیت آنها به تعداد لازم جلسه تشکیل می‌دهند تا با مشورت و تبادل نظرات به نتیجه مطلوبی برسند.
لازم به ذکر است که در ترتیب دعوت به جلسه و تشکیل جلسه داوری ، داوران مکلف به تبعیت از قانون آیین دادرسی مدنی و تشریفات خاص آن نبوده و صرفا مطلع کردن داوران از هر طریق معقولی مثل : تلفن ،فکس ،نامه و … کفایت می کند.